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Prüfprotokoll: Was wichtig ist und warum Papier nicht reicht

Das Prüfprotokoll im Wandel – ein Schnellüberblick

Prüfprotokolle dokumentieren den Zustand, die Funktion und die Sicherheit technischer Betriebsmittel.
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Prüfungen regelmäßig durchzuführen und zu dokumentieren.
Die Form der Dokumentation ist nicht vorgeschrieben – digitale Prüfprotokolle sind zulässig.
Unternehmen, die ihre Wartungs- und Prüfprozesse digitalisieren, berichten von effizienteren Abläufen, kürzeren Bearbeitungszeiten und erheblichen Einsparpotenzialen.
Instandhaltungssoftware (CMMS) vereint digitale Prüfprotokolle, mobile Durchführung und die Planung wiederkehrender Maßnahmen in einer zentralen Lösung.
Digitale Prüfprozesse verbessern die Datenqualität und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Technik, QS und externen Prüfern.
Künftig unterstützen KI-gestützte Systeme Prüfprozesse durch Spracherkennung, automatische Protokollerstellung, Datenanalyse und die Ableitung geeigneter Maßnahmen.

Was ist ein Prüfprotokoll? Definition und Bedeutung

Ein Prüfprotokoll dient zur systematischen Dokumentation des Ist-Zustands und der Funktion materieller Betriebsmittel. Dazu zählen beispielsweise Maschinen und maschinelle Anlagen, elektrische Baugruppen oder Geräte, Werkzeuge und Arbeitsschutzausrüstung. Die Prüfung ist rechtlich verpflichtend und stellt sicher, dass Mängel erkannt, bewertet, behoben und Verbesserungsprozesse angestoßen werden können. Typische Einsatzgebiete sind Wartungen und Anlagenprüfungen, Produktkontrollen, Sicherheitsprüfungen, Qualitätssicherungen sowie im Rahmen von Audits.

Warum Prüfungen Pflicht sind und Dokumentation schützt

Industrielle und gewerbliche Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, regelmäßige Prüfungen durchzuführen. Die Dokumentation dient als Nachweis, dass sämtliche Betriebsmittel in einem ordnungsgemäßen Zustand erhalten werden und keine Gefahr für den Bediener oder Nutzer darstellen.

Die Grundlagen hierfür bilden das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), die Vorschriften 3 und 4 der Deutschen Gesellschaft für Unfallversicherung (DGUV), das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG), die Technischen Regeln für Betriebssicherheit (TRBS) sowie Normen des Deutschen Institut für Normung (DIN) und des Verband Deutscher Elektrotechniker (VDE).

Prüfungen erfolgen in festgelegten Formen: vor einer erstmaligen Inbetriebnahme, nach jeder wesentlichen Änderung und als wiederkehrende Prüfungen in definierten Intervallen. Die jeweiligen Fristen und Anforderungen richten sich nach Gefährdungsbeurteilung, Einsatzbedingungen und den genannten Regelwerken.

Werden Prüfprotokolle unvollständig oder nicht geführt, sind rechtliche Konsequenzen wie Bußgelder, Haftungsrisiken bis hin zu Betriebsunterbrechungen mit wirtschaftlichen Schäden die Folge.

Neben gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen, z. B. nach BetrSichV oder DGUV, führen viele Unternehmen auch freiwillige Prüfungen im Rahmen von Qualitätsmanagementsystemen wie ISO 9001, IFS oder GMP durch. Auch für diese gelten Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit.

Typischer Ablauf einer Prüfung und Aufbau eines Protokolls

Die nachfolgenden Inhalte orientieren sich an den Vorgaben der DGUV, nicht nur weil sie eine rechtliche Relevanz haben, sondern in erster Linie einem klaren Ablauf folgen, der auf Sicherheit und Nachvollziehbarkeit basiert.

Schritt 1: Vorbereitung der Prüfung

Schritt 2: Sichtprüfung

Schritt 3: Messung und Erprobung

Schritt 4: Bewertung der Ergebnisse

Werden Mängel festgestellt, lassen sie sich direkt als Folgeauftrag im Ticketsystem erfassen und einem Techniker zuweisen – ohne Medienbruch und ohne dass Befunde auf dem Papierprotokoll verloren gehen.

Schritt 5: Dokumentation und Kennzeichnung

Prüfungen dürfen ausschließlich durch befähigte Personen (§ 2 Abs. 6 BetrSichV) durchgeführt werden. Diese müssen über eine entsprechende Ausbildung, praktische Erfahrung sowie aktuelle Tätigkeit im jeweiligen Aufgabenfeld verfügen.

Inhalte eines typischen Prüfprotokolls

Die ermittelten Ergebnisse werden im Protokoll festgehalten. Dieses enthält in der Regel folgende Informationen:

Datum und Ort der Prüfung sowie Name des Prüfers oder Auftraggebers
Angaben zum geprüften Objekt: Gerätename, Typ, Standort, Inventarnummer
Beschreibung der durchgeführten Prüfschritte: Sichtprüfung, Funktionsprüfung, Messungen
Bewertung der Ergebnisse sowie festgestellte Mängel und empfohlene Maßnahmen
Freigabe mit Unterschrift und Terminierung der nächsten Prüfung

Anforderungen an ein digitales Prüfprotokoll

Ob eine Dokumentation auf Papier oder digital erfolgt, ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Weder die Betriebssicherheitsverordnung (§ 14 BetrSichV) noch die DGUV Vorschriften 3 und 4 machen konkrete Vorgaben zur Form und zum Medium. Nach TRBS 1201 und § 14 BetrSichV kann eine Dokumentation „… auch in elektronischer Form vorgenommen werden.“

Entscheidend ist vielmehr, dass die Grundsätze Nachvollziehbarkeit, Integrität und Verfügbarkeit eingehalten werden.¹

Nachvollziehbarkeit bedeutet, dass jede Prüfung eindeutig einer verantwortlichen Person zugeordnet und zeitlich lückenlos dokumentiert sein muss.
Integrität bedeutet, dass erstellte Berichte nachträglich nicht ohne Nachweis verändert werden dürfen.
Verfügbarkeit bedeutet, dass Prüfprotokolle jederzeit auffindbar sind und im Bedarfsfall vorgelegt werden können.

Ferner sind personenbezogene Daten zu beachten, etwa Name des Prüfers, Angaben zum Standort oder Unterschriften. In diesem Fall greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Daraus entstehen neue Anforderungen in puncto Speicherung, Zugriffskontrolle und Löschkonzepte.

Die Aufbewahrungspflicht für Prüfprotokolle variiert. Die DGUV empfiehlt beispielsweise für wiederkehrende Prüfungen elektrischer Anlagen ein längerfristiges Aufbewahren. Die Betriebssicherheitsverordnung gibt an, dass der Arbeitgeber dafür zu sorgen hat, dass das Ergebnis der Prüfung mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt wird (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Wichtig ist, dass Dokumentationen jederzeit auffindbar und vollständig verfügbar sind.

Bereitschaft zur Veränderung von Prüfprozessen

Papierbasierte Prüfprotokolle gehören in vielen Betrieben nach wie vor zum Alltag. Dennoch zeigt sich bereits eine Bereitschaft zur Veränderung und Digitalisierung von Prüfprozessen.

In der QI-FoKuS-Studie „Digitalisierung in der Konformitätsbewertung in Deutschland“ (BAM, TU Berlin, Fraunhofer ISI, University of Canterbury, 2022) geben rund 40 % der befragten akkreditierten Prüfstellen an, erst mit der Digitalisierung begonnen zu haben. Etwa ein Drittel befindet sich auf einem mittleren Reifegrad. Gleichzeitig sagen 60 % der Befragten, dass sich ihre Erwartungen an eine verbesserte Prozessqualität durch digitale Maßnahmen weitgehend oder vollständig erfüllt haben. Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung gehören zu den wichtigsten Zielsetzungen in deutschen Prüfstellen. Laut der Studie gehören „… schnellere und kostengünstigere interne Prozesse zu den größten und am häufigsten tatsächlich realisierten Auswirkungen.“ Über 80 % bewerten die digitale Transformation ihrer Prüfprozesse grundsätzlich als Chance.

In der Bitkom-Studie „Digitalisierung der Wirtschaft 2025“ stufen 53 % der Unternehmen die Digitalisierung als Herausforderung insbesondere aufgrund von Datenschutzanforderungen, Mangel an Fachkräften und fehlender Zeit im Alltagsgeschäft ein. 89 % der Befragten verfolgen eine Digitalisierungsstrategie. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) wird von 90 % als wettbewerbsentscheidend angesehen.

Die Branchenanalyse von McKinsey „A smarter way to digitize maintenance and reliability“ (2021) belegt, dass durch digitale Instandhaltungslösungen ungeplante Anlagenausfälle deutlich reduziert und technische Fachkräfte effizienter eingesetzt werden können. Die Verfasser des Artikels sprechen von Kosteneinsparungen zwischen 15 und 30 % in schwerindustriellen Sektoren, realisiert durch sogenanntes „Digital Work Management“. Instandhaltungsprozesse werden dabei von der Planung, Priorisierung und Zuweisung bis hin zur mobilen Durchführung von Aufträgen durchgängig digitalisiert.

Digitale Prüfprotokolle im Kontext von Instandhaltungssoftware (CMMS) und mobilen Apps

Die vorliegenden Ergebnisse verdeutlichen das Potenzial digitaler Abläufe in den Bereichen Wartung, Instandhaltung, Funktionsprüfung technischer Betriebsmittel, Qualitätssicherung und Produktkontrolle. Dabei rückt zunehmend die Frage in den Fokus, wie diese Prozesse nicht nur papierlos oder tabellenbasiert mit Excel erfasst, sondern strukturiert und nachhaltig in betriebliche Abläufe integriert werden können.

Eine Möglichkeit zur Umsetzung bieten moderne und intuitive Instandhaltungssoftware, sogenannte Computerized Maintenance Management Systeme (CMMS), wie beispielsweise Maintastic. Sie bündeln verschiedene Funktionen, darunter die Erstellung und Bearbeitung digitaler Prüfprotokolle in Form strukturierter Checklisten und Formularen, die Planung wiederkehrender Maßnahmen sowie die direkt an Maschinen, Geräten oder Produkten.

Solche digitalen Formulare ermöglichen unter anderem

die standardisierte Erfassung von Prüfdaten und Messwerten,
die Nutzung von Pflichtfeldern und Auswahloptionen zur Sicherstellung vollständiger Eingaben,
die Integration multimedialer Inhalte wie Fotos und Erklärvideos sowie
digitale Unterschriften für den formellen Abschluss.

Zusätzlich unterstützen Filterfunktionen die gezielte Auswertung und sorgen für Übersicht im Tagesgeschäft. Die Durchführung kann ortsunabhängig per Smartphone oder Tablet erfolgen, wobei alle Daten revisionssicher archiviert und mit bestehenden Systemen synchronisiert werden.

Einzelne CMMS Lösungen erleichtern darüber hinaus die Einbindung externer Prüfer oder Auditoren mittels Live-Kollaboration. Diese können per Augmented Reality Video Call oder Chat in den Prüfprozess eingebunden werden, Beobachtungen kommentieren, Prüfdetails ergänzen und einzelne Prüfschritte mit Bildern oder Videos festhalten – ohne dafür physisch anwesend sein zu müssen.

CMMS Systeme bilden somit eine technische wie organisatorische Grundlage, um Effizienzpotenziale gezielt zu realisieren und gleichzeitig den Anforderungen an Dokumentation, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und optimaler Verfügbarkeit technischer Betriebsmittel gerecht zu werden.

Warum sich digitale Prüfprotokolle lohnen

Digitale Prüfprotokolle bieten nicht nur eine moderne Alternative zur Papierdokumentation, sondern bringen konkrete Vorteile für den betrieblichen Alltag. Sie steigern die Effizienz, verbessern die Datenqualität und schaffen die Voraussetzungen für eine verlässliche, nachvollziehbare und vorausschauende Prüf- und Instandhaltungspraxis.

Konkrete Vorteile gegenüber Papierprotokollen:

Zuverlässige Planung: Wiederkehrende Prüfungen lassen sich systemgestützt terminieren und zuordnen, sodass keine Fristen übersehen werden.
Schneller Zugriff: Über das Scannen eines QR-Codes an der Maschine können Prüfer jederzeit auf das zugehörige Prüfprotokoll zugreifen, frühere Prüfungen einsehen und Folgeprüfungen vorbereiten.
Zeitersparnis: Digitale Erfassung, automatische Übertragung und zentrale Verfügbarkeit reduzieren manuelle Nacharbeit und ermöglichen eine schnellere Auswertung.
Direkte Verknüpfung mit dem Asset: Abgeschlossene Prüfungen sind unmittelbar dem jeweiligen Betriebsmittel (Asset) zugeordnet.
Geringere Fehleranfälligkeit: Pflichtfelder und standardisierte Eingabehilfen sorgen für konsistente und vollständige Prüfprotokolle.
Höhere Transparenz: Digitale Protokolle lassen sich gezielt filtern, durchsuchen und historisch nachverfolgen – sowohl für interne Zwecke als auch bei externen Audits.
Stärkere Compliance und Rechtssicherheit: Revisionssichere Speicherung, digitale Signaturen und definierte Zugriffsrechte unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Verbesserte Zusammenarbeit: Eine gemeinsame digitale Datenbasis und Live-Kollaborationsfunktionen fördern die Abstimmung zwischen Technik, Qualitätssicherung und externen Prüfinstanzen.
Grundlage für kontinuierliche Verbesserung: Aufbereitete Prüfprotokolle liefern strukturierte Daten, die zur Trendanalyse und Ableitung präventiver Maßnahmen genutzt werden können.

Zukunft der Prüfprozesse – digital, vernetzt, KI-gestützt

Die Digitalisierung von Prüfprotokollen ist kein theoretisches Zukunftsthema mehr, sondern ein praxisrelevanter Entwicklungspfad für Unternehmen, die ihre technischen Prozesse effizient, transparent und regelkonform gestalten wollen. Digitale Lösungen bieten von der standardisierten Erfassung über die mobile Durchführung bis hin zur revisionssicheren Archivierung zahlreiche Vorteile.

Mit dem Fortschritt generativer KI werden diese Möglichkeiten weiter ausgebaut. Intelligente Assistenzsysteme unterstützen künftig Wartungen und Prüfungen, indem sie Formulare automatisch ausfüllen, Verbesserungsvorschläge erfassen und relevante Auswertungen eigenständig generieren. Auch Spracheingaben werden nutzbar gemacht, etwa zur sprachgesteuerten Protokollerstellung, bei der Prüfmerkmale oder Beobachtungen mündlich erfasst und direkt in strukturierte Formulare überführt werden.

Die Einführung digitaler Prüfprozesse ist nicht nur eine Investition in Effizienz, sondern auch in Sicherheit, Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit. Unternehmen, die heute strukturiert umstellen, schaffen die Basis für langfristige Prozessverbesserungen und eine bessere Zusammenarbeit über Team-, Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

¹ MPS Elektrotechnik GmbH – Mai 2025 | Die digitale Prüfdokumentation