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Wartungsplan: Definition, Aufbau, Intervalle, Beispiele & Optimierung mit CMMS

Picture of <div class="post-authorline"> <span class="author-name">Daniel Mirbach</span>, <span class="author-role">Leiter Marketing</span>

Daniel Mirbach, Leiter Marketing

Was ist ein Wartungsplan?

Ein Wartungsplan legt fest, welche Wartungsarbeiten an einem Betriebsmittel wann, in welchem Umfang und unter welchen Rahmenbedingungen durchgeführt werden sollen. Der Wartungsplan schafft damit eine strukturierte Grundlage für die planmäßige Wartung von Maschinen, Anlagen, Gebäuden, Fahrzeugen und anderen materiellen Vermögenswerten eines Unternehmens.

Innerhalb der Instandhaltung, die neben der Wartung auch Inspektion und Instandsetzung umfasst, konzentriert sich der Wartungsplan auf sämtliche zu planenden Wartungsmaßnahmen, deren operative Durchführung sowie Dokumentation. Er beschreibt beispielsweise, wann von wem Schmierstoffe gewechselt, Filter gereinigt, Verschleißteile kontrolliert oder bestimmte Komponenten regelmäßig gewartet werden müssen.

Warum ist ein Wartungsplan für Maschinen und andere Betriebsmittel wichtig?

Ein gut aufgebauter und strukturierter Wartungsplan unterstützt sechs Ziele:

Reduzierung ungeplanter Störungen
Erhöhung der Anlagenverfügbarkeit
Planbare Wartungskosten
Wirtschaftlicher Betrieb von Maschinen und anderen Betriebsmitteln
Gewährleistung der Betriebssicherheit
Messbarkeit und Bewertung der Wartungsleistung

Ungeplante Stillstände reduzieren

Die regelmäßige Wartung trägt dazu bei, Verschleiß und Probleme frühzeitig zu erkennen und bestmöglich zu beheben. Dadurch lassen sich ungeplante Ausfälle vermeiden oder zumindest besser planbar machen. Ein Wartungsplan kann ungeplante Störungen nicht vollständig verhindern, er sorgt aber dafür, dass bekannte und planbare Wartungsaufgaben nicht selbst zum Auslöser vermeidbarer Störungen werden. Das ist besonders relevant für kritische Anlagen, deren Ausfall unmittelbar die Produktion oder andere betriebliche Abläufe beeinträchtigt.

Anlagenverfügbarkeit erhöhen

Die Verfügbarkeit einer Anlage hängt nicht allein davon ab, wie häufig sie ausfällt. Auch die Dauer ungeplanter Stillstände spielt eine wichtige Rolle. Hier hängen Kennzahlen wie MTBF (Mean Time Between Failures) und MTTR (Mean Time To Repair) zusammen. Ein strukturierter Wartungsplan setzt vor allem bei der Prävention an, indem wiederkehrende Wartungsaufgaben festgelegt und rechtzeitig eingeplant werden. Die tatsächliche Entwicklung der Anlagen lässt sich anschließend anhand von Wartungs- und Störungsdaten bewerten. So kann beispielsweise sichtbar werden, ob eine Anlage trotz regelmäßiger Wartung wiederholt ausfällt oder ob bestimmte Wartungsmaßnahmen besonders häufig zu Abweichungen führen.

Wartungskosten besser planen

Wartung ist eine Investition in Verfügbarkeit und Betriebssicherheit. Notwendige Ressourcen wie Arbeitszeit, Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien und externe Dienstleister müssen dafür eingeplant werden. Ein Wartungsplan macht frühzeitig sichtbar:

welche Wartungen anstehen,
welche Mitarbeiter dafür benötigt werden,
welche Ersatzteile oder Materialien erforderlich sind,
wie viel Arbeitszeit eingeplant werden muss und
welche externen Dienstleister gegebenenfalls eingebunden werden müssen.

Dadurch wird Wartung von einer überwiegend reaktiven Tätigkeit zu einer planbaren Aufgabe der Instandhaltung und führt dazu, dass auftretende Kosten frühzeitig sichtbar und kalkulierbar werden.

Wirtschaftlicher Betrieb von Maschinen und anderen Betriebsmitteln

Verschleiß ist bei vielen Betriebsmitteln unvermeidbar. Durch regelmäßige Wartung können Verschleißerscheinungen jedoch frühzeitig erkannt und geeignete Maßnahmen ab- und eingeleitet werden. Ein Wartungsplan hilft dabei, solche wiederkehrenden Maßnahmen nicht vom individuellen Erinnerungsvermögen einzelner Mitarbeiter abhängig zu machen. Gleichzeitig entsteht über die dokumentierten Wartungen eine Historie, aus der sich langfristig Erkenntnisse über den Zustand und das Verhalten eines Betriebsmittels ableiten lassen.

Sicherheit von Arbeitsmitteln gewährleisten

Wartung ist nicht nur eine Frage von Verfügbarkeit und Kosten. Sie steht auch im Zusammenhang mit der sicheren Verwendung von Arbeitsmitteln. Die Betriebssicherheitsverordnung definiert Instandhaltung als „… die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Erhaltung des sicheren Zustands oder der Rückführung in diesen.“ und nennt Inspektion, Wartung und Instandsetzung ausdrücklich als Bestandteile der Instandhaltung.

Nach § 10 BetrSichV hat der Arbeitgeber Instandhaltungsmaßnahmen zu treffen, damit Arbeitsmittel während ihrer gesamten Verwendungsdauer den geltenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen entsprechen und in einem sicheren Zustand erhalten werden. Dabei sind unter anderem die Angaben des Herstellers und die Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen.

Auch das Regelwerk der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) enthält hierzu konkrete Vorgaben und Hilfestellungen für die Prüfung und Dokumentation von Arbeitsmitteln. Je nach Arbeitsmittel können beispielsweise Prüfprotokolle oder Prüfberichte erforderlich sein.

Ein Wartungsplan kann neben den geplanten Wartungsarbeiten auch Prüffristen und erforderliche Prüfaufgaben organisatorisch abbilden. Während Wartung als Teil der Instandhaltung darauf ausgerichtet ist, den sicheren Zustand zu erhalten, dient eine Prüfung der Feststellung und Bewertung des aktuellen Zustands eines Arbeitsmittels.

Wartungsleistung messbar machen

Ein Wartungsplan macht die durchgeführte Arbeitsleistung anhand geeigneter Kennzahlen mess- und bewertbar. Je nach Unternehmen können beispielsweise folgende Kennzahlen relevant sein:

Wartungsrückstand: Welche geplanten Wartungen wurden noch nicht durchgeführt?
On-Time Completion: Wie viele Wartungsaufgaben wurden fristgerecht abgeschlossen?
MTBF: Wie lange läuft ein Betriebsmittel durchschnittlich zwischen zwei Ausfällen?
MTTR: Wie lange dauert die Wiederherstellung nach einem Ausfall?
Wartungskosten pro Asset: Welche Kosten entstehen für die Wartung eines Betriebsmittels?
Anlagenverfügbarkeit: Wie viel der geplanten Betriebszeit steht die Anlage tatsächlich zur Verfügung?
Overall Equipment Effectiveness (OEE): Wie effektiv wird die verfügbare Betriebszeit tatsächlich genutzt?

Dabei sollte nicht jede Kennzahl isoliert betrachtet werden. Da die Anlagenverfügbarkeit einer von drei OEE-Faktoren ist, wirkt sich ein gut abgestimmter Wartungsplan unmittelbar auf die OEE aus. Ein hoher Anteil pünktlich abgeschlossener Wartungen sagt beispielsweise allein noch nichts darüber aus, ob die gewählten Wartungsintervalle tatsächlich sinnvoll sind. Erst die Kombination aus Planung, Durchführung und den daraus entstehenden Betriebs- und Störungsdaten ermöglicht eine fundierte Bewertung.

Welche Wartungsintervalle und Auslöser gibt es?

Nicht jede Wartung erfolgt in einem festen Zeitabstand. Je nach Betriebsmittel, Wartungsaufgabe und Betriebsbedingungen können unterschiedliche Auslöser für eine Wartung sinnvoll sein. Das Wartungsintervall legt dabei fest, wann eine Wartungsmaßnahme planmäßig durchgeführt werden soll.

In der Praxis kommen insbesondere folgende Intervalle bzw. Auslöser zum Einsatz:

Kalenderbasierte Wartungsintervalle

Bei einem kalenderbasierten Intervall wird eine Wartung in einem festgelegten zeitlichen Abstand durchgeführt, beispielsweise täglich, wöchentlich, monatlich, halbjährlich oder jährlich.

Ein Beispiel ist die jährliche Wartung einer Klimaanlage oder die monatliche Kontrolle eines Filters.

Diese Form eignet sich insbesondere für Wartungsaufgaben, bei denen der zeitliche Verlauf einen wesentlichen Einfluss auf den Wartungsbedarf hat.

Eine alternative Terminierungslogik ist das Completion-Based Scheduling Dabei wird der nächste Wartungstermin auf Basis des tatsächlichen Abschlusses der vorherigen Wartung berechnet. Wird eine Wartung beispielsweise verspätet durchgeführt, verschiebt sich der nächste Termin entsprechend.

Betriebsstundenbasierte Wartungsintervalle

Bei Maschinen und Anlagen ist häufig nicht die vergangene Zeit, sondern die tatsächliche Nutzungsdauer entscheidend. Das Wartungsintervall wird dann beispielsweise an die Betriebsstunden gekoppelt.

Beispiel: Ölwechsel alle 2.000 Betriebsstunden.

Eine Maschine, die rund um die Uhr läuft, erreicht dieses Intervall entsprechend schneller als eine Maschine, die nur wenige Stunden pro Woche eingesetzt wird.

Nutzungs- und zyklusbasierte Wartungsintervalle

Auch die tatsächliche Nutzung eines Betriebsmittels kann als Auslöser dienen. Wartungen können beispielsweise nach einer bestimmten Anzahl von Produktionszyklen, Werkstücken, Schaltvorgängen, Betriebszyklen oder gefahrenen Kilometern vorgesehen werden.

Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der Verschleiß stärker von der Nutzung als vom Kalenderzeitraum abhängt.

Zustandsbasierte Wartungsintervalle

Bei einem zustandsorientierten Wartungsintervall richtet sich der Wartungsbedarf nach dem tatsächlichen Zustand eines Betriebsmittels oder einer Komponente. Statt beispielsweise in einem festen Rhythmus alle sechs Monate ein Bauteil zu wechseln, wird der Zustand überwacht. Nähert sich dieser einer definierten Grenze, wird eine Wartungsmaßnahme ausgelöst. Mögliche Zustandsgrößen sind beispielsweise Temperatur, Schwingungen, Druck, Verschleiß oder Ölqualität. Hier gibt es somit kein starres Wartungsintervall im klassischen Sinne. Der Zustand des Betriebsmittels bestimmt den Zeitpunkt der Wartung.

Vorausschauende Wartungsintervalle

Noch weiter geht das vorausschauende Wartungsintervall (Predictive Maintenance). Hier werden Zustandsdaten und historische Informationen genutzt, um den zukünftigen Wartungsbedarf vorherzusagen. Der Wartungszeitpunkt wird nicht allein aus einem festen Intervall abgeleitet, sondern aus einer Prognose über den zu erwartenden Zustand oder Ausfallzeitpunkt mittels eines Condition Monitoring Systems.

Run to Failure: Wartung erst bei Bedarf

Nicht jedes Betriebsmittel bedarf eines zuvor genannten Wartungsintervalls. Bei dem Run-to-Failure-Ansatz wird eine Komponente bewusst bis zu ihrem Ausfall betrieben. Erst wenn eine Störung auftritt oder die Funktion nicht mehr gegeben ist, wird sie instandgesetzt oder ersetzt.

Run to Failure ist folglich kein Wartungsintervall im eigentlichen Sinne, sondern ein reaktiver Instandhaltungsansatz. Er kann beispielsweise bei wenig kritischen, kostengünstig austauschbaren Komponenten sinnvoll sein.

Welches Wartungsintervall sinnvoll ist, hängt von mehreren Faktoren ab. Die Ausgangsbasis bilden zunächst die Herstellerangaben. Hinzu kommen die tatsächlichen Betriebsbedingungen: Eine Maschine, die unter hoher Belastung, bei hohen Temperaturen oder in einer besonders staubigen Umgebung betrieben wird, kann einen anderen Wartungsbedarf haben als dasselbe Modell unter weniger anspruchsvollen Bedingungen.

Auch die Kritikalität eines Betriebsmittels spielt eine Rolle. Bei einer Maschine, deren Ausfall einen erheblichen Produktionsstillstand verursachen würde, kann eine engmaschigere Überwachung oder Wartung sinnvoll sein.

Weitere Einflussfaktoren neben den Herstellerangaben, Betriebsbedingungen und Kritikalität sind:

Betriebsstunden und Nutzungsintensität
Verschleißverhalten von Komponenten
bisherige Störungen und Wartungsergebnisse
Kosten von Wartung und ungeplanten Ausfällen
Anforderungen aus Gefährdungsbeurteilungen
gesetzliche und betriebliche Vorgaben

Was gehört in einen Maschinenwartungsplan?

Ein Maschinenwartungsplan beschreibt möglichst konkret, welche Wartungsarbeiten an einer Maschine durchgeführt werden, wann sie fällig sind und wer dafür verantwortlich ist. Um Wartungsarbeiten zuverlässig planen und ausführen zu können, sollte der Wartungsplan neben den Intervallen auch die für die Durchführung relevanten Informationen enthalten.

Welche Angaben im Detail erforderlich sind, hängt von der Maschine, ihrer Nutzung und der jeweiligen Wartungsstrategie ab. Typische Bestandteile sind:

Maschinen und andere Betriebsmittel eindeutig zuordnen

Zunächst muss klar sein, für welches Betriebsmittel der Wartungsplan gilt. Dazu gehören beispielsweise:

Maschinen- oder Anlagenbezeichnung
Inventar- oder Anlagennummer
Standort
Baugruppe oder Komponente
Hersteller und Typ
gegebenenfalls Seriennummer

Eine eindeutige Zuordnung ist insbesondere bei größeren Maschinenparks wichtig. So lässt sich später nachvollziehen, welche Wartungen an welchen Betriebsmitteln durchgeführt wurden.

Wartungsaufgaben und Arbeitsschritte

Der Wartungsplan sollte festlegen, was bei der jeweiligen Wartung zu tun ist. Dazu gehören konkrete Tätigkeiten wie beispielsweise:

Schmierstellen prüfen und schmieren
Filter kontrollieren oder wechseln
Verschleißteile überprüfen
Schraub- und Klemmverbindungen kontrollieren
Flüssigkeitsstände prüfen
Sicherheitsrelevante Komponenten kontrollieren
Reinigungsarbeiten durchführen

Bei komplexeren Arbeiten können zusätzlich Arbeitsanweisungen, Checklisten oder Herstellerangaben hinterlegt werden. Dadurch wird aus einem allgemeinen Wartungshinweis eine nachvollziehbare Arbeitsgrundlage für die ausführende Person.

Wartungsintervall und Fälligkeit

Ein wesentlicher Bestandteil ist das Wartungsintervall bzw. der Auslöser für die nächste Wartung. Neben dem eigentlichen Intervall sollte nachvollziehbar sein, wann die nächste Wartung fällig ist. Bei wiederkehrenden Wartungen lässt sich daraus ein fortlaufender Wartungsplan ableiten.

Verantwortlichkeiten und benötigte Ressourcen

Auf dass eine Wartung nicht nur geplant, sondern auch tatsächlich durchgeführt werden kann, sollten die Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sein. Dazu können beispielsweise die zuständige Person, das Instandhaltungsteam oder ein externer Dienstleister gehören.

Je nach Wartungsaufgabe können außerdem benötigte Ressourcen hinterlegt werden, etwa:

voraussichtliche Arbeitszeit
benötigte Qualifikation
Ersatz- und Verschleißteile
Werkzeuge und Hilfsmittel
benötigte Maschinen- oder Anlagenstillstandszeit
externe Dienstleister

Das erleichtert die Vorbereitung und hilft dabei, Wartungsarbeiten in die vorhandene Kapazitäts- und Produktionsplanung einzuordnen.

Dokumentation und Wartungshistorie

Zu einem vollständigen Wartungsprozess gehört auch die Dokumentation der tatsächlich ausgeführten Arbeiten. Festgehalten werden können beispielsweise:

Datum der Durchführung
Dauer
ausführende Person
durchgeführte Arbeiten
festgestellte Abweichungen oder Schäden
ausgetauschte Teile
Messwerte und Prüfergebnisse
Hinweise für die nächste Wartung

Diese Informationen bilden gleichzeitig die Wartungshistorie des Betriebsmittels. Sie schafft eine Grundlage, um wiederkehrende Probleme zu erkennen und Wartungspläne später gezielt anzupassen.

Die wichtigsten Bestandteile im Überblick

Ein Maschinenwartungsplan sollte mindestens die folgenden Fragen beantworten:

Fragestellung	Typische Angaben
Was wird gewartet?l	LebensdauerMaschine, Anlage, Baugruppe, Komponente
ErkennungWas ist zu tun?	ReaktionszeitWartungsaufgaben, Checkliste, Arbeitsanweisung
Wann ist die Wartung fällig?	ZeitspanneIntervall, Betriebsstunden, Zyklen, Zustandswert
GesamteWer führt sie durch?	Mitarbeiter, Team, externer Dienstleister
Was wird benötigt?	Ersatzteile, Werkzeuge, Materialien, Arbeitszeit
Was wurde festgestellt?	Ergebnisse, Abweichungen, Messwerte, Schäden
Was wurde durchgeführt?	erledigte Arbeiten und ausgetauschte Komponenten

Ein guter Wartungsplan verbindet Betriebsmittel, Wartungsaufgabe, Intervall, Verantwortlichkeit und Dokumentation miteinander.

Beispiel für einen Maschinenwartungsplan

Maschine	Wartungsaufgabe	Intervall	Verantwortlich	Dokumentation
Produktionsmaschine A	Schmierstellen prüfen	4 Wochen	Instandhaltung	Checkliste
Produktionsmaschine A	Filter wechseln	2.000 Betriebsstunden	Instandhaltung	Wartungsauftrag
Förderanlage B	Lager prüfen	3 Monate	Instandhaltung	Wartungsprotokoll
Pumpe C	Zustand überwachen	kontinuierlich	Instandhaltung	Zustandsdaten

Wartungsplan, Wartungsauftrag und Arbeitsauftrag – Wo liegt der Unterschied?

Wartungsplan, Wartungsauftrag und Arbeitsauftrag werden in der Instandhaltung häufig verwendet und teilweise auch unterschiedlich definiert. Der Wartungsplan legt das „Was“ und „Wann“ fest. Der Wartungsauftrag konkretisiert eine einzelne fällige Wartung. Der Arbeitsauftrag ist der übergeordnete Begriff für eine konkrete Arbeitsaufgabe.

Wartungsauftrag: Eine konkrete Wartung durchführen

Aus dem Wartungsplan entsteht bei Fälligkeit ein konkreter Wartungsauftrag. Er bezieht sich auf eine bestimmte Wartung zu einem bestimmten Zeitpunkt und enthält die Informationen, die für deren Durchführung benötigt werden.

Beispielsweise kann aus dem Wartungsplan für eine Produktionsmaschine folgender Auftrag entstehen: Maschine M-102 – alle 500 Stunden Lager prüfen – fällig am 15. Oktober

Der Auftrag kann zusätzlich die auszuführenden Tätigkeiten, Checklisten, benötigten Ersatzteile, die verantwortliche Person und weitere Informationen enthalten. Nach der Durchführung wird dokumentiert, was tatsächlich erledigt und festgestellt wurde.

Arbeitsauftrag: Der übergeordnete Begriff

Ein Arbeitsauftrag beschreibt allgemein eine konkrete Arbeitsaufgabe, die von einer Person oder einem Team ausgeführt werden soll. Er kann aus einem Wartungsplan entstehen, muss aber nicht. Neben geplanten Wartungen können beispielsweise auch folgende Arbeiten als Arbeitsauftrag erfasst werden:

eine gemeldete Störung beheben
ein defektes Bauteil austauschen
eine Maschine nach einem Umbau wieder in Betrieb nehmen
eine ungeplante Reparatur durchführen
eine Inspektions- oder Prüftätigkeit ausführen

Damit ist nicht jeder Arbeitsauftrag ein Wartungsauftrag. Ein Wartungsauftrag ist vielmehr eine konkrete Form eines Arbeitsauftrags, die sich auf eine geplante Wartung bezieht.

Vereinfacht lässt sich der Zusammenhang der Begriffe so darstellen:

Wartungsplan → fällige Wartung → Wartungsauftrag → Durchführung und Dokumentation

Bei einer Störung kann der Ablauf dagegen anders aussehen:

Störungsmeldung → Arbeitsauftrag → Fehlerbehebung → Dokumentation

Ein solcher Arbeitsauftrag entsteht also nicht aus einem Wartungsplan, sondern aus einem konkreten Bedarf.

Welche Herausforderungen entstehen bei der Wartungsplanung?

Je größer der Maschinenpark und je mehr Wartungsaufgaben zusammenkommen, desto schwieriger wird es, Termine, Verantwortlichkeiten und Wartungsinformationen im Blick zu behalten. Besonders bei einer manuellen Planung müssen Änderungen, Verschiebungen und neue Erkenntnisse laufend nachgepflegt werden.

Excel kann für kleinere Maschinenparks und überschaubare Wartungspläne ein praktikabler Einstieg sein. Mit zunehmender Komplexität zeigen sich jedoch einige Grenzen:

Keine zentrale Versionierung des aktuell gültigen Wartungsplan
Keine automatische Terminierung
Keine mobile Nutzung
Statische Planung
Fehlende Rückkopplung aus Störungen
Begrenzte Nachverfolgbarkeit

Sobald viele Betriebsmittel, wiederkehrende Aufgaben und unterschiedliche Verantwortlichkeiten zusammenkommen, wird eine strukturierte digitale Lösung zunehmend relevant. Wie sich Wartungsplanung mit einer spezialisierten Software für die Wartungsplanung, wie Maintastic, abbilden lässt und welche Funktionen dabei unterstützen, zeigt der ausführliche Artikel zu Software für Wartungsplanung: Excel oder Maintastic? Ein Leitfaden für KMU.

Wie ein CMMS die Pflege, Terminierung und Dokumentation eines Wartungsplans unterstützt

Ein CMMS (Computerized Maintenance Management System) unterstützt dabei, Wartungspläne zentral zu erstellen, zu verwalten und mit der tatsächlichen Durchführung zu verknüpfen. Dadurch lassen sich wiederkehrende Wartungsaufgaben nicht nur planen, sondern auch terminieren, zuweisen und dokumentieren.

Ein digitaler Wartungsplan kann beispielsweise festlegen, dass an einer bestimmten Maschine wöchentlich eine definierte Wartung durchgeführt werden soll. Das CMMS kann daraus automatisch die entsprechenden Wartungsaufträge erzeugen und den zuständigen Mitarbeitenden zuweisen. Je nach System lassen sich dabei auch Arbeitszeiten, benötigte Ersatzteile, Checklisten oder Arbeitsanweisungen berücksichtigen.

Wartungspläne zentral pflegen

Auch die Wartungshistorie, ein Bestandteil des Asset Managements in einem CMMS, bleibt mit dem jeweiligen Asset verknüpft. Durchgeführte Wartungen, festgestellte Mängel, ausgetauschte Komponenten oder weitere Informationen können so später nachvollzogen werden.

Wartungen automatisch terminieren

Ein CMMS kann wiederkehrende Wartungen anhand der hinterlegten Intervalle über einen integrierten Wartungsplaner automatisch berücksichtigen. Dabei können unterschiedliche Auslöser wie Kalenderintervalle, Betriebsstunden oder andere Nutzungswerte verwendet werden.

Das reduziert den manuellen Aufwand bei der Terminplanung und hilft dabei, fällige Wartungsarbeiten im Blick zu behalten. Gleichzeitig können Verantwortliche und verfügbare Kapazitäten bei der weiteren Planung berücksichtigt werden.

Condition Monitoring und datenbasierte Wartungsplanung

Ein CMMS kann über Schnittstellen unterschiedliche Datenquellen mit dem Instandhaltungsprozess verbinden. Condition-Monitoring-Systeme liefern Zustandsdaten, anhand derer sich beispielsweise ein zunehmender Verschleiß oder ein auffälliger Anlagenzustand erkennen lässt. MES-Systeme können hingegen Betriebs- und Produktionsdaten wie Betriebsstunden, Zyklen oder produzierte Stückzahlen bereitstellen, die als Grundlage für eine Wartung nach Nutzung dienen können.

Aus solchen Daten kann beispielsweise automatisch eine Meldung oder ein Arbeitsauftrag in Form eines Tickets automatisiert entstehen. So lassen sich intervallbasierte Wartungen mit zustands- und nutzungsorientierten Ansätzen kombinieren und zentral in der Instandhaltungsplanung berücksichtigen.

Bei Predictive Maintenance wird anhand von Zustandsdaten und historischen Informationen vorhergesagt, wann Wartungsbedarf entstehen könnte. Prescriptive Maintenance geht einen Schritt weiter und leitet daraus konkrete Handlungsempfehlungen oder Maßnahmen ab. Digitale Arbeitsanweisungen und dokumentierte Wartungs- und Störungsverläufe können dabei unterstützen, die passende Reaktion strukturiert abzubilden.

Wartungsarbeiten direkt bei der Durchführung dokumentieren

Die Planung endet nicht mit dem Erstellen eines Wartungsauftrags. Ebenso wichtig ist die Rückmeldung nach der Durchführung.

Über eine CMMS App können Instandhalter die Wartungsaufgaben beispielsweise direkt an der Maschine bearbeiten, Checklisten abarbeiten und Ergebnisse dokumentieren. Festgestellte Abweichungen oder Schäden können unmittelbar erfasst und bei Bedarf in weitere Instandhaltungsmaßnahmen überführt werden.

So entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Wartungsplan, Wartungsauftrag, Durchführung und Wartungshistorie.

Geschlossener Prozess für die Wartungsplanung

Der entscheidende Vorteil eines CMMS liegt nicht allein in der digitalen Ablage eines Wartungsplans. Vielmehr verbindet es die Planung mit den nachfolgenden Prozessen der Instandhaltung:

Aus einem hinterlegten Wartungsintervall entsteht eine konkrete Aufgabe. Diese wird durchgeführt, dokumentiert und fließt anschließend in die Wartungshistorie der Maschine ein. Die dabei gewonnenen Informationen können wiederum genutzt werden, um Wartungsaufgaben und Intervalle künftig zu überprüfen und anzupassen.

Damit unterstützt ein CMMS einen geschlossenen Prozess von der Planung über die Durchführung bis zur Dokumentation und Optimierung.

Mehr zu Aufbau, Funktionen und Einsatzmöglichkeiten eines CMMS finden Sie im Artikel Was ist ein CMMS? Definition, Funktionen, Vorteile, KI und Einsatz in der Instandhaltung.

Wartungspläne optimieren

Ein Wartungsplan sollte nicht dauerhaft unverändert bleiben. Die Dokumentation durchgeführter Wartungen, aufgetretener Störungen und festgestellter Zustände liefert wertvolle Informationen darüber, ob die bisherigen Wartungsaufgaben und Intervalle tatsächlich zum Betriebsmittel passen.

Ein CMMS kann diese Informationen zentral mit allen Assets und deren Wartungshistorie verknüpfen. Dadurch entsteht eine Datengrundlage, auf der Wartungspläne gezielt weiterentwickelt werden können.

Wartungsintervalle regelmäßig überprüfen

Ein einmal festgelegtes Wartungsintervall muss nicht dauerhaft unverändert bleiben. Die Erfahrungen aus durchgeführten Wartungen und aufgetretenen Störungen können zeigen, dass ein Intervall angepasst werden sollte.

Wenn beispielsweise ein Bauteil bei regelmäßig durchgeführten Wartungen über längere Zeit kaum Verschleiß zeigt, kann geprüft werden, ob das bisherige Intervall noch angemessen ist. Treten dagegen wiederholt Ausfälle zwischen zwei Wartungen auf, kann eine Anpassung des Intervalls oder ein Wechsel zu einer zustandsorientierten Überwachung sinnvoll sein.

Wartungshistorie für Entscheidungen nutzen

Die Wartungshistorie zeigt, was an einem Betriebsmittel tatsächlich passiert ist. Wiederkehrende Schäden, häufig ausgetauschte Komponenten oder regelmäßig festgestellter Verschleiß können Hinweise darauf geben, dass eine Wartungsaufgabe angepasst werden sollte.

Umgekehrt können dauerhaft unauffällige Wartungen Anlass sein, den bisherigen Wartungsaufwand zu hinterfragen. Dabei geht es nicht darum, Wartungen pauschal zu reduzieren, sondern darum, die Wartungsstrategie an die tatsächlichen Erfahrungen anzupassen.

Zustandsdaten einbeziehen

Liegen zusätzlich Zustandsdaten aus einem Condition Monitoring System vor, können diese ebenfalls für die Weiterentwicklung von Wartungsplänen genutzt werden. Zeigen Messwerte beispielsweise, dass sich der Zustand einer Komponente abhängig von der tatsächlichen Nutzung verändert, kann ein rein zeitbasiertes Intervall gegebenenfalls durch eine zustandsorientierte Wartung ergänzt oder ersetzt werden. So können Wartungspläne schrittweise von starren Intervallen zu einer stärker bedarfsorientierten Instandhaltung weiterentwickelt werden.

Wartungsaufgaben gezielt anpassen

Nicht nur die Intervalle selbst können optimiert werden. Auch die Inhalte der Wartungsaufgaben sollten regelmäßig überprüft werden:

Welche Arbeitsschritte sind tatsächlich relevant?
Welche Komponenten zeigen wiederholt Verschleiß?
Welche Ersatzteile werden regelmäßig benötigt?
Bei welchen Wartungen treten wiederkehrende Auffälligkeiten auf?
Welche Aufgaben lassen sich durch Zustandsdaten gezielter auslösen?
Wo können Checklisten oder Arbeitsanweisungen präzisiert werden?

Hierdurch wird der Wartungsplan Schritt für Schritt an die tatsächlichen Anforderungen des Betriebsmittels angepasst.

Fazit: Wartungspläne systematisch erstellen und weiterentwickeln

Wartungsarbeiten systematisch zu planen, rechtzeitig durchzuführen und nachvollziehbar zu dokumentieren sind die primären Aufgaben des Wartungsplans. Er legt fest, was an einer Maschine, einer Anlage oder einem anderen Betriebsmittel gewartet werden soll, wann die Wartung fällig ist und welche Ressourcen und Verantwortlichkeiten dafür erforderlich sind.

Wartungsintervalle und -aufgaben sollten sich an der Nutzung, den Betriebsbedingungen, der Kritikalität und den tatsächlichen Erfahrungen orientieren. Entscheidend ist deshalb, den Wartungsplan nicht als einmal erstellte Tabelle zu betrachten, sondern als lebendiges Instrument der Instandhaltung. Werden Wartungsergebnisse, Störungen und Zustandsdaten konsequent ausgewertet, lässt sich die Wartungsplanung kontinuierlich weiterentwickeln.

Ein digitaler Wartungsplan bzw. ein CMMS kann diesen Prozess von der Planung und Terminierung über die Durchführung und Dokumentation bis zur späteren Anpassung der Wartungsstrategie verbessern.