| System / Abgrenzung | EAM | CMMS | CAFM | ERP mit Instandhaltungsmodul |
|---|---|---|---|---|
| Anwendungsbereich | Ganzheitliches Asset Management über den gesamten Lebenszyklus | Operative Instandhaltung von Maschinen und Anlagen | Verwaltung gebäudebezogener Prozesse und Infrastruktur | Abbildung von Instandhaltungsprozessen innerhalb eines ERP-Systems |
| Funktionaler Fokus | Investitionsplanung, Risikomanagement, strategische Steuerung | Asset Management, Störmeldungen, Wartungsplanung, Arbeitsaufträge, Ersatzteile, Dashboards | Raum-, Flächen- und Schlüsselverwaltung, Reinigung, Prüfpflichten, Wartung gebäudetechnischer Anlagen | Technische Objekte, Arbeitsaufträge, Rückmeldungen, Kostenintegration, Materialbuchung |
| Asset-Lebenszyklus | Ab Investitionsentscheidung bis Stilllegung/Verwertung | Ab Inbetriebnahme bis Rückmeldung oder Außerbetriebnahme | Ab Inbetriebnahme bis Rückmeldung oder Außerbetriebnahme | Begleitung technischer Objekte ab Anlage im ERP mit Fokus auf betriebswirtschaftliche Prozesse wie Einkauf, Lager und Kosten |
| Zielsetzung | Ausrichtung der Asset-Nutzung auf strategische Geschäftsziele | Effizienz und Verfügbarkeit im täglichen Betrieb sicherstellen | Verwaltung und Betrieb von Gebäuden | Instandhaltungsprozesse in bestehende ERP-Strukturen einbetten und ohne Systemwechsel abwickeln |
Inhalt
- Anbieterübersicht und Funktionsvergleich
- CMMS, EAM, CAFM oder ERP?
- Warum Instandhaltungsprozesse überhaupt digitalisieren?
- Beispielhaftes Szenario zur Standardisierung & Optimierung
- Wer soll mit der Software arbeiten und welche Anforderungen lassen sich daraus ableiten?
- Welche Softwarefunktionen braucht eine Instandhaltung?
- Erfolgsfaktor Change-Management
- In 6 Schritten zur technischen Einführung und Integration
- Wie setzen sich die Kosten für die Einführung einer Instandhaltungssoftware zusammen?
- Warum sich die Investition in Instandhaltungssoftware lohnt
Instandhaltungssoftware im Vergleich: Anbieter, Funktionen und Entscheidungshilfe
Wer vor der Einführung einer Instandhaltungssoftware steht, sieht sich mit einer Vielzahl von Lösungen und Softwarekategorien konfrontiert. Neben der Unterscheidung der Kategorien geht es um Funktionen, Kosten, Integrationsfähigkeit und die Frage: Was passt wirklich zur eigenen Instandhaltungsorganisation?
Dieser Artikel liefert eine strukturierte Entscheidungshilfe:
- mit einer Vergleichstabelle von neun führenden Anbietern aus Deutschland, Österreich und der Schweiz,
- einen Überblick zu zentralen Funktionen,
- Hintergrundwissen zu Systemtypen und
- praktische Tipps für erfolgreiches Change-Management und technische Einführung.
Anbieterübersicht und Funktionsvergleich von Instandhaltungssoftware aus der DACH-Region
Die Auswahl einer passenden Instandhaltungssoftware ist eine kombinierte Betrachtung von Basisfunktionen für das Instandhaltungsmanagement, Querschnittsfunktionen für konsistente Stammdaten, Daten- und Informationsflüssen, Implementierungsaufwänden, Lizenzmodellen sowie Supportoptionen.
Die nachfolgende Tabelle konzentriert sich auf Anbieter mit Sitz in der DACHDeutschland, Austria (Österreich) und CH (Confoederatio Helvetica, Schweiz)-Region. Die Übersicht dient als Ausgangspunkt für die eigene Evaluation und wurde nach bestem Wissen sowie Fairnessgedanken auf Basis öffentlich zugänglicher Informationen erstellt. Für eine fundierte Auswahl sollten immer eigene Tests, Rücksprachen mit Anbietern und Pilotphasen durchgeführt werden.
Denn entscheidend ist herauszufinden, welche Funktionen Sie wirklich brauchen und welche Software Ihre Prozesse am besten unterstützt.
| Evaluation / Anbieter | Maintastic | SAP PM | TOM | Hoppe Wartungsplaner | Remberg | isproNG | Timly | osapiens | IFS Ultimo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| KATEGORIE | CMMS | ERP / EAM mit Instand-haltungs-modul | CMMS / CAFM | Wartungs- / Prüffristen-software | CMMS | CMMS | Wartungs- / Inventari-sierungs-software | CMMS / CAFM | EAM |
| HAUPTSITZ / NIEDERLASSUNG | 🇩🇪 DE | 🇩🇪 DE | 🇩🇪 DE | 🇩🇪 DE | 🇩🇪 DE | 🇦🇹 AT | 🇨🇭 CH | 🇩🇪 DE | 🇳🇱 NL / 🇩🇪 DE |
| BASIS- FUNKTIONEN |
|||||||||
| Asset Management | |||||||||
| Für Reaktive Instandhaltung | |||||||||
| Für Präventive Instandhaltung | |||||||||
| Arbeitsaufträge & Aufgaben | |||||||||
| Für autonome Instandhaltung | |||||||||
| Für mobile Instandhaltung | |||||||||
| Für zustandsorientierte Instandhaltung | |||||||||
| QUERSCHNITTS- FUNKTIONEN |
|||||||||
| Live-Kollaboration mit Maschinenlieferanten | |||||||||
| KI Assistenten / KI Agenten | |||||||||
| Ersatzteilemanagement | |||||||||
| Digitale Checklisten & Prüfprotokolle | |||||||||
| Dashboard & Reporting | |||||||||
| Integration in Drittsysteme | ---- | ||||||||
| Individualisierungsgrad | HOCH | HOCH | Keine Anbieter-angabe | GERING | HOCH | MITTEL | MITTEL | GERING | |
| Setup-Optionen | Cloud (EU, Deutschland & weltweit), On-Premise | S/4HANA Cloud-Modul, On-Premise | Keine Anbieter-angabe | On-Premise | Cloud (EU) | Keine Anbieter-angabe | Cloud (EU) | Cloud (osapiens HUB) | Cloud (EU) |
| LIZENZMODELLE | 2 Modelle | Auf Anfrage | Keine Anbieter-angabe | Einmalpreise | 3 Modelle | Keine Anbieter-angabe | 3 Modelle | 4 Modelle | 3 Modelle |
| IMPLEMENTIERUNGSAUFWAND (je nach Setup & Lizenzmodell) |
GERING - MITTEL |
HOCH | GERING - MITTEL |
MITTEL | GERING - MITTEL |
Keine Ein-schätzung, fehlende Anbieter-angabe | Keine Ein-schätzung, fehlende Anbieter-angabe | GERING - MITTEL |
GERING - MITTEL |
| TESTZUGANG / PILOT | |||||||||
| SUPPORT | Telefonisch & per Mail; deutsch, englisch & weitere Sprachen | Im Regelfall durch spezialisierte Berater | Telefonisch & per Mail; deutsch | Telefonisch & per Mail; deutsch | Deutsch & englisch; DACH-Support | Telefonisch & per Mail; deutsch, englisch | Telefonisch & per Mail, Live Chat | Support-Center, 3rd Level Support | Telefonisch & per Mail |
| SCHULUNG / ONBOARDING | Ramp Up- & Trainings-pakete | Im Regelfall durch spezialisierte Berater | Keine Anbieter-angabe | Keine Anbieter-angabe | Keine Anbieter-angabe | Keine Anbieter-angabe | Implemen-tierung & Training nach Bedarf | Training Academy, Live Training / Webinar | E-Learning. Kundenportal |
| ZERTIFIZIERT NACH | |||||||||
Stand: Oktober 2025
CMMS, EAM, CAFM oder ERP? Die wichtigsten Systeme im Vergleich
Wer sich mit Instandhaltungssoftware beschäftigt, trifft schnell auf eine Vielzahl von Begriffen wie CMMS, EAM, CAFM und auch auf ERP Software mit Instandhaltungsmodulen. Hinter diesen Bezeichnungen stehen unterschiedliche Systemtypen mit teils überlappenden, teils klar abgegrenzten Einsatzfeldern.
CMMS – Computerized Maintenance Management System
CMMS steht für Computerized Maintenance Management System. In die deutsche Sprache übertragen bedeutet das computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem, oder freier und etwas kürzer Instandhaltungssoftware.
Ein CMMS ist auf den operativen Betrieb der Instandhaltung an technischen Anlagen und Maschinenparks ausgelegt. Das System unterstützt u.a. Prozesse wie Störmeldungen, Auftragsmanagement, präventive Wartungspläne, Ersatzteilmanagement, Dokumentation und mobile Arbeitsaufträge.
EAM – Enterprise Asset Management
Ein Enterprise Asset Management (EAM) System betrachtet den gesamten Maschinenlebenszyklus vom Einkauf, über Betrieb, Wartung und Retrofit bis hin zum Risikomanagement und zur Entsorgung. Ein CMMS bzw. dessen Funktionen können Bestandteil eines EAM Systems sein.
CAFM – Computer Aided Facility Management
Im Unterschied zum CMMS liegt der Schwerpunkt von CAFM Systemen (Computer Aided Facility Management) auf gebäudebezogenen Prozessen wie Raum- und Schlüsselverwaltung, Reinigung, Wartung von gebäudetechnischen Anlagen und Flächenanalysen.
ERP – Enterprise Resource Planning mit Instandhaltungsmodul
Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme dienen dazu, unternehmensweite Geschäftsprozesse wie Einkauf und Beschaffung, Lager, Produktion, Personal sowie Finanzen in einer gesamtheitlichen Umgebung zu verwalten. Viele dieser Systeme enthalten auch Module zur Abbildung von Instandhaltungs- und Wartungsprozessen.
Die Wahl des passenden Systems ist nicht leicht. In erster Linie sollte sich die Entscheidung an konkreten Anforderungen der Instandhaltung orientieren. Auch die Einbindung in bestehende ERP- oder Unternehmenssysteme kann, je nach Organisation, IT-Strategie und Standortstruktur, eine Rolle spielen.
Bevor eines der beschriebenen Systeme in die engere Auswahl kommt, lohnt sich ein Blick auf die übergeordneten Treiber für die Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen.
Warum Instandhaltungsprozesse überhaupt digitalisieren?
Die Digitalisierung von Instandhaltungsprozessen ist einer der wichtigsten Hebel, um technische Anlagen produktiver, ausfallsicherer und wirtschaftlicher zu betreiben. Dabei stehen je nach Branche, Unternehmensgröße und Reifegrad ganz unterschiedliche Ziele im Vordergrund. Typische Treiber für die Einführung digitaler Instandhaltungslösungen sind:
Minimierung ungeplanter Stillstände
durch strukturierte Störmeldungen und schnellere Reaktionszeiten
Steigerung der Anlagenverfügbarkeit
durch besser geplante Wartungs- und Instandhaltungs-maßnahmen
Lebensdauer-verlängerung bestehender Anlagen,
insbesondere bei älteren Maschinen und Investitionsstau
Nutzung von Daten zur kontinuierlichen Verbesserung,
z. B. durch Analyse von Störgründen, MTTR oder Ersatzteilverbräuchen
Entlastung von Fachkräften
durch mobile Arbeitsaufträge, digitale Anleitungen, schnellere Informationssuche und weniger Papierarbeit oder Excel-Listen
Abfederung des Fachkräftemangels
und Wissenssicherung trotz Generationenwechsel
Senkung von Kosten
durch präventive Wartung, optimierten Ressourceneinsatz und geringere Stillstandszeiten
Harmonisierung und Skalierbarkeit
durch unternehmensweit einheitliche Prozesse und Instandhaltungslösungen
Beispielhaftes Szenario: Standardisierung und Optimierung von Prozessen durch die Einführung einer Instandhaltungssoftware
Ein produzierendes Unternehmen mit 7.000 Mitarbeitern und mehreren internationalen Standorten plant, seine Instandhaltungsprozesse zu konsolidieren. Jedes Werk wird von einer eigenen lokalen Instandhaltung versorgt. In jedem Produktionsstandort sind historisch gewachsene, teilweise suboptimale Systeme und Tools mit begrenzten Weiterentwicklungsmöglichkeiten sowie Excel-basierte Abläufe im Einsatz. Hierfür soll ein standardisierter, digital unterstützter Instandhaltungsprozess etabliert werden, der diese Anforderungen abdeckt:
- Zentrale Erfassung und Bearbeitung von Störungen
- Einheitliche Auftragsabwicklung mit klaren Verantwortlichkeiten
- Integration des Ersatzteilmanagements
- Einbindung externer Maschinenlieferanten und Dienstleister
- Transparente Rückmeldungen und Dokumentation
- Auswertungen und Kennzahlen für Analysen und Benchmarks
- Optionale Erweiterung um Zustandsdaten (Condition Monitoring)
Eine solche Ausgangslage ist typisch und genau an diesem Punkt beginnt die Suche nach der richtigen Softwarelösung. Hierzu ist es sinnvoll, die internen Anforderungen, Nutzergruppen und Prozesse genau zu verstehen. Das ist der Ausgangspunkt für die Analyse der zukünftigen Nutzer.
Wer soll mit der Software arbeiten und welche Anforderungen lassen sich daraus ableiten?
Eine Instandhaltungssoftware entfaltet ihren vollen Nutzen nur dann, wenn sie auf die tatsächlichen Arbeitsabläufe und Anforderungen der beteiligten Personen abgestimmt ist. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig zu definieren, wer das System nutzt und mit welchem Ziel. Denn je nach Abteilung, Rolle und Aufgabenbereich unterscheiden sich auch die Anforderungen an die Software deutlich. Typischerweise sind nachfolgende Gruppen beteiligt.
| Instandhaltungsteams |
|
|---|---|
| Technische Leitung / Instandhaltungsmanagement | |
| Produktionsverantwortliche / Maschinenbediener |
|
Auch wenn viele Personen mit der Software arbeiten, bedeutet das nicht, dass alle denselben Funktionsumfang benötigen. Ein Maschinenbediener kann beispielsweise Störungen melden oder soll auf bestimmte Anleitungen zurückgreifen können, um im Sinne einer autonomen Instandhaltung einfache Wartungsarbeiten zu übernehmen.
Welche Rollen welche Funktionen tatsächlich benötigen, sollte demnach frühzeitig und im Hinblick auf Lizenzen, Schulungen und Gesamtkosten definiert werden. Ein durchdachtes Rollenkonzept hilft dabei, realistisch zu planen und unnötige Komplexität zu vermeiden.
Welche Softwarefunktionen braucht eine Instandhaltung am Beispiel des Maintastic CMMS
Das Maintastic CMMS ist speziell für das Instandhaltungsmanagement in produzierenden Unternehmen entwickelt worden mit dem Ziel, tägliche Abläufe zu vereinfachen und digital abzubilden. Die Software begleitet typische Instandhaltungsprozesse entlang des Lebenszyklus technischer Anlagen von der ersten Störmeldung bis zur abschließenden Rückmeldung.
Im Folgenden sind die Funktionen aufgeführt, die sich bei Kunden in der Praxis als zentral für ein modernes Instandhaltungsmanagement erwiesen haben.
Maschinen verwalten: Asset Management
Verwaltung technischer Objekte wie Maschinen, Anlagen oder Komponenten inklusive Stammdaten, Seriennummern, Standortinformationen.
Verknüpfungen zu Wartungsplänen, Arbeitsaufträgen, Handbüchern, Ersatzteilen und Checklisten sowie Aufbau einer Reparatur- und Wartungshistorie.
NUTZEN:
Weniger Suchaufwand, bessere Planung und Nachverfolgbarkeit von Maßnahmen
Weniger Suchaufwand, bessere Planung und Nachverfolgbarkeit von Maßnahmen
Reaktive Instandhaltung: Tickets & Störmeldungen
Erfassung von Störungen per Smartphone und QR-Code.
Störungen können mit Videos und Bildern angereichert, kategorisiert, priorisiert und zugewiesen werden.
Rückmeldungen erfolgen über die CMMS App.
NUTZEN:
Schnellere Reaktionsfähigkeit und kürzere MTTRMean Time to Repair
Schnellere Reaktionsfähigkeit und kürzere MTTRMean Time to Repair
Präventive Instandhaltung: Wartungsplaner
Anlegen zyklischer Wartungspläne für Maschinen, prüfpflichtige oder kritische Anlagen.
Generierung von Arbeitsaufträgen und Zuweisung an Techniker.
NUTZEN:
Höhere Anlagenverfügbarkeit, erhöhte MTBFMean Time Between Failures
Höhere Anlagenverfügbarkeit, erhöhte MTBFMean Time Between Failures
Arbeitsaufträge & Maßnahmenübersicht
Übersicht aller offenen, laufenden und erledigten Aufträge inklusive Status, Fristen und Rückmeldungen.
Aufträge lassen sich nach Standort, Linie oder Maschinengruppe filtern und dokumentieren.
NUTZEN:
Klarere Prioritäten und Abläufe im Instandhaltungsalltag
Klarere Prioritäten und Abläufe im Instandhaltungsalltag
Autonome Instandhaltung: digitale Checklisten & Anleitungen
Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Prüfprotokolle oder Checklisten können direkt im Arbeitsauftrag eingebettet werden.
Ideal für einfache und wiederkehrende Maßnahmen, die von Maschinenbedienern übernommen werden können.
NUTZEN:
Ausfallrisiken senken und Stillstand verkürzt
Ausfallrisiken senken und Stillstand verkürzt
Mobile Instandhaltung: CMMS App
Mobiler Zugriff auf wesentliche Funktionen. Dazu gehören: Störungen melden, Aufträge abarbeiten, Rückmeldungen erfassen, Checklisten abhaken,
Fotos und Videos anhängen oder die Maschinenhistorie einsehen.
NUTZEN:
Weniger Laufwege, kürzere MTTAMean Time to Acknowledge und MTTR
Weniger Laufwege, kürzere MTTAMean Time to Acknowledge und MTTR
Zusammenarbeit mit Maschinenlieferanten
Per Live-Video & Chat mit Maschinenherstellern im Kontext von Maschinen, Meldungen und Abreitsaufträgen zusammenarbeiten.
NUTZEN:
Schnellere Problemlösung und reduzierte Ausfallzeiten
Schnellere Problemlösung und reduzierte Ausfallzeiten
Zustandsorientierte/ vorausschauende Instandhaltung: Schnittstellen
Zustände mit IoT-Systemen überwachen & Tickets automatisch erstellen
NUTZEN:
Verbesserte Reaktion auf potenzielle Ausfälle, verkürzte MTTA und MTTR
Verbesserte Reaktion auf potenzielle Ausfälle, verkürzte MTTA und MTTR
Integration in ERP-Systeme
Automatisierte Übertragung von Stammdaten, Aufträgen und Dokumentationen.
Integration technischer Plätze und Produktbäume per API aus SAP.
NUTZEN:
Konsistente Daten und medienbruchfreie Prozesse
Konsistente Daten und medienbruchfreie Prozesse
Funktionen mit Künstlicher Intelligenz
Fehlermeldungen per Sprache erfassen und bei Bedarf automatisch übersetzen lassen.
Informationen leichter finden und Lösungsvorschläge aus historischen Wartungs- und Betriebsdaten sowie technischer Dokumentation erhalten.
NUTZEN:
Höhere Datenqualität bei Meldungen und schnellere Problemlösung
Höhere Datenqualität bei Meldungen und schnellere Problemlösung
Individualisierungsgrad
Flexible Systemkonfiguration über individuelle Eingabemasken und Pflichtfelder für Tickets sowie Arbeitsaufträge.
Vergabe von Berechtigungen und Rollen für externe und interne Nutzer.
NUTZEN:
Höhere Nutzerakzeptanz und klare Zuständigkeiten
Höhere Nutzerakzeptanz und klare Zuständigkeiten
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Erfolgsfaktor Change-Management: Wie Einführung, Akzeptanz und Mitarbeitereinbindung gelingen
Die Einführung einer Instandhaltungssoftware ist kein IT-Projekt, sondern ein Veränderungsprozess, der Arbeitsweisen, Rollen und Verantwortlichkeiten in der gesamten Organisation betrifft. Insbesondere in der Instandhaltung, wo viele Prozesse historisch gewachsen sind und der Tagesbetrieb oft unter hohem Zeitdruck steht, ist Akzeptanz ein zentraler Erfolgsfaktor.
Ein modernes CMMS kann noch so leistungsfähig sein, doch ohne mitgenommene Mitarbeitende bleibt das Potenzial ungenutzt und die Implementierung scheitert. Oft braucht es eine einzelne Person, einen internen Treiber oder „Hero“, der die Veränderung mutig anstößt und andere überzeugt. Umso wichtiger ist es, das Projekt nicht nur technisch, sondern organisatorisch und kommunikativ gut zu begleiten.
Veränderung strukturieren: Change-Management-Modelle als Orientierung
Erfolgreiche Softwareprojekte folgen keinem Zufall. Sie orientieren sich an bewährten Veränderungsmodellen wie z. B. den 7 Phasen der Veränderung nach Richard K. Streich oder dem 8-Stufen-Modell von John P. Kotter.
Das Modell von Richard K. Streich beschreibt die typischen emotionalen Reaktionen von Mitarbeitenden auf betriebliche Veränderungen. Streich unterscheidet sieben Phasen:
- Schock – Überraschung oder Irritation über die angekündigte Veränderung
- Verneinung – Ablehnung oder Verharmlosung („Das brauchen wir nicht.“)
- Einsicht – Erste rationale Akzeptanz der Notwendigkeit
- Akzeptanz – Emotionale Annahme der Veränderung („Ich sehe, dass es mir hilft.“)
- Ausprobieren – Erste Nutzung des neuen Systems, Erkundung der Funktionen
- Erkenntnis – Positive Erfahrungen bestärken die neue Arbeitsweise
- Integration – Die Veränderung wird selbstverständlich gelebt
Das Modell hilft Projektteams, die emotionale Dynamik im Blick zu behalten und gezielt mit Kommunikation, Schulung oder Pilotphasen darauf zu reagieren.
Während Streich auf individuelle Reaktionen fokussiert, legt John P. Kotter den Schwerpunkt auf die organisatorische Steuerung von Veränderungsprozessen in 8 Stufen:
Stufe 1: Dringlichkeit erzeugen
Warum ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Prozesse zu verbessern?
Stufe 2: Führungskoalition aufbauen
Wer treibt das Projekt? Wer überzeugt andere?
Stufe 3: Vision und Strategie entwickeln
Welche Ziele werden mit der Software verfolgt?
Stufe 4: Vision kommunizieren
Frühzeitig, transparent und wiederholt kommunizieren.
Stufe 5: Mitarbeitende befähigen
Barrieren abbauen, Schulungen anbieten, Feedback einholen.
Stufe 6: Kurzfristige Erfolge sichtbar machen
Pilotbereiche, erste Kennzahlen.
Stufe 7: Veränderung verankern
Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten festlegen.
Stufe 8: Kontinuierlich verbessern
Feedback aufnehmen, System iterativ weiterentwickeln.
Stufe 1
Dringlichkeit erzeugen
Warum ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Prozesse zu verbessern?
Stufe 2
Führungskoalition aufbauen
Wer treibt das Projekt? Wer überzeugt andere?
Stufe 3
Vision und Strategie entwickeln
Welche Ziele werden mit der Software verfolgt?
Stufe 4
Vision kommunizieren
Frühzeitig, transparent und wiederholt
Stufe 5
Mitarbeitende befähigen
Barrieren abbauen, Schulungen anbieten, Feedback einholen
Stufe 6
Kurzfristige Erfolge sichtbar machen
Pilotbereiche, erste Kennzahlen
Stufe 7
Veränderung verankern
Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten festlegen
Stufe 8
Kontinuierlich verbessern
Feedback aufnehmen, System iterativ weiterentwickeln
Mitarbeitereinbindung von Anfang an
Wer die Akzeptanz von Anfang an sichern will, bindet alle relevanten Personen frühzeitig ein. Bewährt haben sich u. a.:
- Stakeholder-Workshops: Anforderungen gemeinsam erarbeiten, Rollen definieren
- Interviews & Umfragen: Bedarfe und Stolpersteine aus Sicht der Praxis verstehen
- RACI-Modell: Klare Zuständigkeiten (Responsible, Accountable, Consulted, Informed)
- Kommunikationsplan: Wer informiert wann, wie und worüber?
Checkliste: Mitarbeitereinbindung strukturiert gestalten
| Handlungsfeld | Fragestellung | Zielsetzung |
|---|---|---|
| Stakeholder identifizieren | Wer ist bei der Einführung der Software direkt oder indirekt involviert? | Alle relevanten Gruppen im Blick haben |
| Bedarfe erfassen | Welche Probleme, Wünsche und Abläufe gibt es heute? | Anforderungen aus der Praxis ableiten |
| Personas definieren | Welche Rollen nutzen das System und wie intensiv? | Nutzungsszenarien und Zugriffsrechte planen |
| Kommunikation aufsetzen | Wie werden Mitarbeitende informiert, abgeholt, überzeugt? | Transparenz und Beteiligung schaffen |
| Frühzeitige Einbindung sicherstellen | Wie können erste Nutzer das System mitgestalten? | Akzeptanz und Systemnähe erhöhen |
| Rollen & Verantwortlichkeiten klären | Wer trägt welche Verantwortung im Projekt? (RACI) | Reibungslose Umsetzung ermöglichen |
| Schulungen vorbereiten | Welche Inhalte und Formate sind sinnvoll? | Relevanz und Praxistransfer sichern |
| Feedbackschleifen einbauen | Wo und wie kann Rückmeldung ins Projekt einfließen? | Kontinuierliche Verbesserung ermöglichen |
| Erfolge sichtbar machen | Welche positiven Effekte können früh kommuniziert werden? | Motivation intern stärken |
In 6 Schritten zur technischen Einführung und Integration: Wie die Instandhaltungssoftware zum Teil der Systemlandschaft wird
Nach der Auswahl und organisatorischen Vorbereitung folgt die Phase der technischen Umsetzung und Einbindung der Instandhaltungssoftware in die bestehende IT- und Prozesslandschaft. Wie das erfolgreich gelingen kann, welche Hürden zu meistern sind, skizzieren beispielhaft diese sechs Schritte einer Softwareimplementierung.
1. Systemzugänge & Benutzerverwaltung
• Anlage von Nutzerrollen und Rechtegruppen
• Integration in bestehende Authentifizierungssysteme (SSO, AD)
↓
2. Stammdatenimport & Systembefüllung
• Import technischer Objekte, Maschinenlisten, Ersatzteildaten
• Aufbereitung von Daten aus Excel, Altsystemen oder ERP-Systemen
↓
3. Schnittstellen & Integration
• ERP-Anbindung für Stammdaten, Auftrags- und Rückmeldedaten (z. B. SAP PM)
• Eventbasierte Kommunikation mit IoT-Systemen
↓
4. Prozesse konfigurieren
• Abbildung von Meldungs-, Freigabe- und Rückmeldeprozessen
• Konfiguration individueller Felder, Formulare oder Pflichtangaben
↓
5. Testphase & Pilotbetrieb
• Testlauf mit ausgewählten Maschinen und Nutzergruppen
• Feedback sammeln, Anpassungen vornehmen
↓
6. Go-Live & Betrieb
• Rollout auf weitere Bereiche oder Standorte
• Support, Monitoring und regelmäßige Weiterentwicklung
Wie setzen sich die Kosten für die Einführung einer Instandhaltungssoftware zusammen und wie lässt sich der Gesamtaufwand bewerten?
Beim Vergleich verschiedener Anbieter sollten nicht nur die monatlichen Lizenzpreise berücksichtigt werden. Entscheidend ist die Gesamtbetrachtung der Betriebskosten, auch bekannt als Total Cost of Ownership (TCO). Darunter fallen alle einmaligen und laufenden Aufwände, die mit der Nutzung des Systems verbunden sind.
Typische Kostenfaktoren sind:
- Softwarelizenzen: Basierend auf Anzahl der Nutzer, Rollen, Module oder Funktionspakete
- Setup & Implementierung: Einrichtung, Benutzerkonfiguration, Datenmigration
- Schulung & Onboarding: Trainings für Instandhaltung, Produktion, Management
- Integration in andere Systeme: z. B. ERP, IoT-Plattformen, Single Sign-on
- Support & Updates: Je nach Anbieter in Wartungsverträgen enthalten oder optional
- Hardware: Ggf. neue Tablets oder Smartphones, sofern kein Bring-Your-Own-Device (BYOD) erlaubt ist
- Interner Projektaufwand: Zeit und Ressourcen für Projektleitung, Testphasen, Rollout
Warum sich die Investition in Instandhaltungssoftware lohnt: Nutzen und ROI
Die Einführung einer Instandhaltungssoftware ist mit Aufwand und Kosten verbunden, doch der Nutzen übersteigt diese Investition meist deutlich. Bereits innerhalb von 6 bis 18 Monaten kann sich, abhängig von Ausgangslage, Unternehmensgröße und Zielsetzung, ein positiver Return on Investment (ROI) einstellen.
Typische quantitative Effekte lassen sich durch Kennzahlen wie MTTR, OEE oder eine reduzierte Stillstandsdauer belegen. Auch die effizientere Nutzung von Personal und Ersatzteilen trägt zur Wirtschaftlichkeit bei.
Daneben gewinnen qualitative Effekte zunehmend an Bedeutung, wie die Sicherung von technischem Wissen durch digitale Dokumentation und KI-gestützte Wiederbereitstellung (z. B. über einen Chatbot), die Entlastung von Fachkräften durch mobile Arbeitsaufträge, eine bessere Reaktionsfähigkeit (MTTA) und Abstimmung zwischen Produktion, Instandhaltung und externen Partnern oder Lieferanten sowie skalierbare und standardisierte Abläufe über mehrere Standorte hinweg.
FAQ: Häufige Fragen zur Auswahl und Einführung von Instandhaltungssoftware
Welche Systemart passt am besten zu unserem Unternehmen?
Das hängt stark vom Einsatzbereich ab:
- CMMS für operativ geprägte Instandhaltung in Industrie und Produktion
- EAM für strategisch orientiertes Asset Management über den gesamten Lebenszyklus
- CAFM für gebäudebezogene Instandhaltung, Raum- und Flächenmanagement
- ERP mit Instandhaltungsmodul, wenn Instandhaltungsprozesse innerhalb eines ERP-Systems abgebildet werden sollen
Wie lange dauert die Einführung einer Instandhaltungssoftware typischerweise?
Je nach Anbieter, Komplexität und Projektumfang variiert die Dauer. Ein Cloud-CMMS, wie Maintastic, lässt sich in kürzester Zeit einführen. Ein erfolgreicher Pilottest verläuft in der Regel zwischen 3 und 6 Monaten.
Welche versteckten Kosten können bei der Skalierung einer Instandhaltungssoftware entstehen?
Ein häufiger Kostentreiber bei der Skalierung sind Lizenzkosten für die Nutzer der Instandhaltungssoftware. Insbesondere bei der Einbindung zusätzlicher Standorte und Abteilungen werden die Lizenzkosten für gelegentliche Nutzer oft unterschätzt. Dazu zählen z. B. Produktionsmitarbeiter, die nur Störmeldungen erfassen sollen.
Maintastic bietet hier sogenannte Light-User Lizenzen an. Diese bilden eingeschränkte Nutzungsszenarien bedarfsgerecht und kostenoptimiert ab.
Welche Fragen sollten Sie sich bei der Evaluation einer Instandhaltungssoftware stellen?
- Passt die Software zu unseren Instandhaltungsprozessen und unserer Systemlandschaft?
- Wie flexibel ist das System hinsichtlich Nutzerrollen und Individualisierungsmöglichkeiten?
- Wie sieht die Integration in bestehende Systeme (ERP, IoT) aus?
- Gibt es Testzugänge oder Pilotmöglichkeiten zur Erprobung?
- Zu welchen Kosten skaliert das System bei wachsendem Bedarf?
Welche Rolle spielt die Benutzerfreundlichkeit einer Instandhaltungssoftware?
Eine gute Nutzererfahrung ist entscheidend für die Akzeptanz. Intuitive Bedienung, klare Navigation und mobile Zugänglichkeit erleichtern den Einstieg und fördern die tägliche Nutzung. Eine komplexe, schwer bedienbare Software wird sich trotz guter Funktionen in der Praxis nicht durchsetzen
Was sind typische Stolpersteine bei der Einführung einer Instandhaltungssoftware?
Häufige Herausforderungen sind unklare Anforderungen, fehlende Akzeptanz bei Mitarbeitern, zu technischer Fokus ohne Prozessbezug, fehlende Schnittstellen oder unerwartete Kosten. Ein strukturiertes Change-Management hilft, diese Stolpersteine zu vermeiden.
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